På iaf.se använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor. Vad är kakor?

IAF Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen

Kapitel 4 - Samarbete och informationsutbyte mellan institutionerna

Medlemsländernas behöriga myndigheter ska samarbeta och information ska lämnas mellan länderna enligt artikel 76 och artikel 78 i förordning nr 883/2004. Kapitlet handlar även om att medlemsländerna ska börja använda ett system för att skicka och ta emot information elektroniskt mellan länderna.

I detta kapitel återges endast de artiklar och paragrafer som har relevans i kapitlet. Vidare återges artiklarna och paragraferna enligt den senaste lydelsen i respektive författning. Det kan därför finnas övergångsbestämmelser i tidigare författningar som fortfarande gäller. Se riksdagens, regeringens, IAF:s och den europeiska kommissionens webbsidor för ytterligare information om författningstexten respektive övergångsbestämmelser.

Textjustering

En inledande text om vad kapitlet handlar om har lagts till. Det har även skett språkliga justeringar av texten när det gäller förkortningar.

Förordning nr 883/2004

Artikel 76 – Samarbete

  1. Medlemsstaternas behöriga myndigheter skall lämna alla
    uppgifter till varandra om
    a) åtgärder som vidtas för att tillämpa denna förordning,
    b) ändringar i lagstiftningen som kan påverka tillämpningen av denna förordning.
  2. Vid tillämpningen av denna förordning skall medlemsstaternas
    myndigheter och institutioner bistå varandra som om de tillämpade sin egen lagstiftning. Den administrativa hjälp som dessa myndigheter och institutioner tillhandahåller varandra skall i princip vara kostnadsfri. Administrativa kommissionen skall dock fastställa vilken sorts kostnader som skall ersättas och begränsningar för dessa, utöver vilka ersättning skall utbetalas.
  3. Vid tillämpningen av denna förordning får medlemsstaternas
    myndigheter och institutioner ta direkt kontakt med varandra och med de personer som berörs eller deras ställföreträdare.
  4. De institutioner och personer som omfattas av denna förordning skall vara skyldiga att informera varandra och samarbeta för att säkerställa en korrekt tillämpning av denna förordning.
  5. Institutionerna skall enligt principen om god förvaltning svara på alla förfrågningar inom rimlig tid och skall i detta sammanhang till berörda personer lämna all information som är nödvändig för att de skall kunna hävda de rättigheter de ges genom denna förordning.
  6. De berörda personerna skall vara skyldiga att så snart som möjligt informera den behöriga medlemsstatens institutioner och
    institutionerna i bosättningsmedlemsstaten om alla förändringar i sin personliga situation eller familjesituation som kan påverka deras rätt till förmåner enligt denna förordning.
  7. Om den informationsskyldighet som avses i punkt 4 tredje stycket inte respekteras, får proportionerliga åtgärder vidtas i enlighet med nationell lagstiftning. Dessa åtgärder skall dock vara likvärdiga med de åtgärder som tillämpas i liknande situationer enligt den inhemska rättsordningen och skall inte göra det praktiskt omöjligt eller alltför svårt att utöva de rättigheter som de berörda personerna ges genom denna förordning.
  8. Vid problem med tolkningen eller tillämpningen av denna
    förordning som kan få till följd att rättigheterna för en person
    som omfattas av förordningen ifrågasätts, skall institutionen i den behöriga medlemsstaten eller institutionen i bosättningsmedlemsstaten kontakta den eller de institutioner i den eller de medlemsstater som berörs. Om ingen lösning kan hittas inom rimlig tid får de berörda myndigheterna begära att administrativa kommissionen ingriper.
  9. En medlemsstats myndigheter, institutioner och domstolar
    får inte avvisa ansökningar eller andra handlingar som lämnas in
    på grund av att de är avfattade på någon annan medlemsstats officiella språk som är erkänt som officiellt språk inom gemenskapens institutioner i enlighet med artikel 290 i fördraget.

Artikel 78 – Elektronisk informationsbehandling

  1. Medlemsstaterna skall successivt börja använda ny teknik för att utbyta, ge tillgång till och behandla de uppgifter som krävs för tillämpningen av denna förordning och tillämpningsförordningen.
  2. Europeiska gemenskapernas kommission skall stödja verksamhet av gemensamt intresse så snart som medlemsstaterna har infört dessa tjänster för elektronisk informationsbehandling.
  3. Varje medlemsstat skall ansvara för hanteringen av sin egen del av den elektroniska informationsbehandlingen i enlighet med gemenskapsbestämmelserna om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av och fri rörlighet för personuppgifter.
  4. Ett elektroniskt dokument som sänts eller utfärdats av en institution enligt bestämmelserna i denna förordning och tillämpningsförordningen får inte avvisas av någon myndighet eller institution i en annan medlemsstat på grund av att det har mottagits på elektronisk väg, när den mottagande institutionen väl har meddelat att den kan ta emot elektroniska dokument. Återgivande och registrering av sådana dokument skall betraktas som ett korrekt och exakt återgivande av originalhandlingen eller av den information handlingen gäller, om inte motsatsen kan styrkas.
  5. Ett elektroniskt dokument skall betraktas som giltigt om det datoriserade system i vilket dokumentet är registrerat är utrustat med nödvändiga säkerhetsfunktioner för att förhindra att dokumentet ändras eller sprids eller otillåten tillgång till detsamma. Den registrerade informationen skall när som helst kunna återges i direkt läsbar form. När ett elektroniskt dokument överförs från en socialförsäkringsinstitution till en annan skall lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas i enlighet med gemenskapsbestämmelserna om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av och fri rörlighet för personuppgifter.

Förordning nr 987/2009

Artikel 2 – Omfattningen av och formerna för informationsutbytet mellan institutionerna

 

  1. För att kunna genomföra tillämpningsförordningen ska utbyte mellan medlemsstaternas myndigheter och institutioner och personer som omfattas av grundförordningen grundas på principerna för offentliga tjänster, effektivitet, aktivt stöd, snabbt tillhandahållande och tillgänglighet, inklusive e-tillgänglighet, särskilt för äldre och funktionshindrade personer.
  2. Institutionerna ska utan dröjsmål tillhandahålla eller utbyta alla uppgifter som är nödvändiga för att kunna fastställa rättigheter och skyldigheter för de personer som omfattas av grundförordningen. Sådana uppgifter mellan medlemsstaterna ska överlämnas direkt mellan institutionerna eller indirekt via förbindelseorganen.
  3. Om en person av misstag lämnar in uppgifter, handlingar eller ansökningar till en institution på territoriet för en annan medlemsstat än den där den institution som har utsetts i enlighet med tillämpningsförordningen befinner sig, ska den förstnämnda institutionen utan dröjsmål vidarebefordra dessa uppgifter, handlingar eller ansökningar till den institution som utsetts enligt tilllämpningsförordningen samt ange vilken dag de ursprungligen lämnades in. Den dagen ska gälla för den sistnämnda institutionen. Institutionerna i en medlemsstat ska dock inte hållas ansvariga eller anses ha fattat ett beslut genom att förhålla sig passiva enbart på grund av en försening i överföringen av uppgifter, handlingar eller ansökningar från andra medlemsstaters institutioner.
  4. Om uppgifter överförs indirekt, via bestämmelsemedlemsstatens förbindelseorgan, ska tidsfristerna för svar på ansökningar börja löpa från och med den dag då förbindelseorganet mottog ansökningen, som om den hade mottagits av institutionen i den medlemsstaten.

 

Artikel 4 – Format och metod för informationsutbytet

 

  1. Administrativa kommissionen ska fastställa struktur, innehåll, format och detaljerade arrangemang för utbyte av handlingar och strukturerade elektroniska handlingar.
  2. Överföringen av uppgifter mellan institutionerna eller förbindelseorganen ska göras på elektronisk väg, direkt eller indirekt via kontaktpunkterna, inom gemensamma säkerhetsramar som garanterar sekretessen och skyddar informationsutbytet.
    (…) 

 

Artikel 95 – Övergångsperiod för elektroniskt uppgiftsutbyte

 

  1.  Varje medlemsstat får tillämpa en övergångsperiod för elektronisk överföring av uppgifter enligt artikel 4.2 i tillämpningsförordningen.
  2. Dessa övergångsperioder får vara högst 24 månader räknat från dagen för ikraftträdande av tillämpningsförordningen.
  3. Om tillhandahållandet av nödvändig gemenskapsinfrastruktur (elektroniskt utbyte av sociala trygghetsuppgifter - EESSI) fördröjs väsentligen i förhållande till tillämpningsförordningens ikraftträdande, får administrativa kommissionen emellertid besluta om lämplig förlängning av dessa perioder.
  4. De praktiska arrangemangen för eventuella nödvändiga övergångsperioder enligt punkt 1 ska fastställas av administrativa kommissionen, för att sörja för nödvändigt uppgiftsutbyte för tillämpning av grundförordningen och tillämpningsförordningen.

Övrigt

Allmänt

I ingressen till tillämpningsförordningen anges bl.a. att ”en viktig förutsättning för att de personer som omfattas av förordning (EG) nr 883/2004 så snabbt som möjligt och på bästa villkor ska kunna utnyttja sina rättigheter, är att ett effektivare och närmare samarbete organiseras mellan socialförsäkringsinstitutionerna”. Detta realiseras bl.a. genom att informationsutbytet mellan institutionerna ska ske elektroniskt, via det så kallade EESSI-systemet (se nedan). Vidare ska kontaktuppgifter till alla behöriga institutioner finnas i en databas, som benämns Master Directory (se nedan). 

EESSI och Master Directory

Det elektroniska utbytet av sociala trygghetsuppgifter ska ske via EESSI, som är en förkortning av ”Electronic Exchange of Social Security Information”. Informationsutbytet i detta system sker genom så kallade SED:er, strukturerade elektroniska dokument. (Se förteckningen i bilaga 2 över de SED:er som aktualiseras på arbetslöshetsförsäkringens område). Den elektroniska katalogen (Master Directory) är en del av EESSI-systemet, och har som syfte att information ska sändas till rätt institution i rätt land. Master Directory kommer även parallellt att vara tillgänglig för allmänheten.

Fram till dess att EESSI tas i bruk gäller särskilda rutiner för informationsutbyte mellan länderna. 

Intyg

Utöver informationsutbytet mellan institutionerna utfärdas intyg till enskilda. På arbetslöshetsförsäkringens område finns tre olika intyg som utfärdas i pappersform (se förteckningen i bilaga 3).
När en enskild visar upp ett intyg innebär det i de flesta situationerna att informationsutbyte med institutionen i en annan medlemsstat initieras.

Administrativa kommissionen

Administrativa kommissionens uppgifter är bl.a. att tolka förordningens bestämmelser, främja och utveckla samarbetet mellan medlemsstaterna samt främja användandet av ny teknik (artikel 72 i förordning nr 883/2004). Administrativa kommissionen utgörs av en regeringsrepresentant från varje medlemsland. I samordningssystemet spelar kommissionen en viktig roll, eftersom det är i detta forum som medlemsstaterna lyfter frågor för diskussion, och där medlemsstaterna kan diskutera tolkningen av bestämmelserna och söka praktiska lösningar på tillämpningsproblem. Administrativa kommissionen kan fatta beslut och ge rekommendationer. Till Administrativa kommissionen finns knuten en Teknisk kommission (artikel 73 i förordning nr 883/2004). 

Övergångsperioden

Enligt artikel 95 i förordning nr 987/2009 får varje medlemsland tillämpa en övergångsperiod för att ansluta sig till EESSI-systemet. Denna får längst vara 24 månader räknat från den 1 maj 2010. Om arbetet med implementeringen av den elektroniska överföringen av uppgifter mellan länder fördröjs får Administrativa kommissionen besluta om lämplig förlängning av dessa perioder.

Av Administrativa kommissionens beslut E1 (se bilaga 4) framgår att SED:er i pappersformat ska användas vid informationsutbyte under övergångsperioden. Dessa ersätter E-blanketterna. Medlemsstater som redan har nationella elektroniska applikationer som producerar E-blanketter, får dock fortsätta använda dessa under övergångsperioden. Observera att E-blanketter även fortsättningsvis ska användas för personer som omfattas av förordning nr 1408/71.

Övergångsperioden ska präglas av gott samarbete mellan institutionerna och förhållningssättet ska vara flexibelt och pragmatiskt. Alla dokument som utfärdas av medlemsstaternas institutioner ska accepteras, även om de bygger på det tidigare formatet gällande innehåll och struktur.